Controle de compras

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Nesse tutorial, vamos ver como emitir uma Ordem de compra. Uma Ordem de compra é, para o controle de compras, o que uma Ordem de serviço é para o controle de vendas.

Ou seja, a finalização de uma Ordem de compra acarreta mudanças no estoque dos materiais e, se faturada, gera lançamentos no financeiro.

Vamos ver como emitir uma Ordem de compra “do zero”. (Alternativamente, você pode gerar uma ordem de compra aprovando uma Cotação de material, que é uma pesquisa de preços feita em vários fornecedores, equivalente ao Orçamento para o módulo de vendas).

1. Para emitir uma ordem de compra, acesse “Compras” > “Ordens de Compra”.

2. Clique em “Emitir nova”.

3. Se o fornecedor já estiver cadastrado, digite parte do nome e selecione o fornecedor na lista que aparecer.

4. Se o material já estiver cadastrado, digite parte do nome e selecione o material na lista que aparecer.

Da mesma forma como na Ordem de serviço, também aqui na Ordem de compra você pode utilizar fornecedores e materiais não-cadastrados, e o sistema os cadastra automaticamente (essa opção pode ser desabilitada em “Configurações” > “Opções do sistema”).

• 5.   Para adicionar mais itens, clique na pequena bolinha verde “+”.
• 6.   Em “Valor total negociado”, inclua descontos e/ou acréscimos, em valor fixo ou percentual.
• 7.   Expanda as seções para adicionar informações de entrega, etc.
• 8.   Quando estiver satisfeito, clique em “Salvar”.
• 9.   Quando quiser acessar essa OC no futuro, acesse “Compras” > “Ordens de compra”.
• 10.   Se tiver muitas ordens de compra cadastradas, pesquise utilizando os filtros. Clique em “Aplicar filtros” para pesquisar.
• 11.   Clique no registro na lista para abrir o cadastro.

Explore as abas do cadastro da Ordem de compra:

• Em “Notificações” o sistema registra automaticamente tudo o que acontece durante a vida da ordem de compra, com dia, hora e usuário responsável.
• Em “Arquivos”, anexe fotos, desenhos, contratos, documentos à ordem de compra. Você vai poder optar por incluí-los ou não na hora da impressão.
• Em “Observações”, faça comentários, insira explicações adicionais, instruções. Essas informações também vão ficar disponíveis na hora da configuração da impressão.

• 12.   Clique em “Mais ações” > “Programar pagamento” para programar o pagamento da compra. Os lançamentos serão feitos automaticamente no financeiro. (Se necessário, veja tutorial sobre faturamento).
• 13.   Finalize a ordem de compra quando receber o material. Os materiais comprados são automaticamente lançados no estoque (no caso de opção por estoque automático).
• 14.   Combinando filtros de pesquisa, você praticamente qualquer tipo de relatório. Exemplos: total de compras de dezembro; total de compras de um fornecedor X. No final do relatório, sempre é mostrada a soma em R$.

Tutorial finalizado!

Consulte tutoriais sobre como cadastrar fornecedores, como cadastrar materiais/insumos e como controlar estoque.

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Tutoriais relacionados:

• Cadastro e controle de Materiais/Insumos
• Controle de estoque automático e manual
• Faturamento/Controle de pagamento das vendas
• Controle financeiro